1. OBJETIVO
Este Plan de Calidad tiene como objeto establecer la responsabilidad, la secuencia e interacción de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad del proceso de elaboración de manjar blanco, así como las caracterizaciones que se deben aplicar, con el fin de cumplir los requisitos legales, contractuales y los objetivos del Sistema de Gestión, así como los establecidos en la norma NTC–ISO 9001: 2000 - Sistemas de Gestión de Calidad.
Los objetivos de calidad se incluyen en el Manual de Calidad establecido por Dulces Popayán.
2. ALCANCE
El alcance del Sistema de Gestión de Calidad y de éste documento es para ser aplicado por la gerencia, siendo esta Área, la responsable a nivel de
3. DESCRIPCIÓN
En el Mapa de Procesos, se describe la interacción de los procesos de la elaboración de manjar blanco, con los responsables y cumplimiento de requisitos NTC ISO 9001:2000. Ver Anexo 1.
Según lo establecido en la estructura del mapa de procesos corporativo de la empresa , los niveles de desagregación de los procesos a nivel empresa se dividen en las siguientes categorías:
- Macroproceso – Producción de manjar blanco.
- Proceso – elaboración de manjar blanco.
- Subprocesos – Planeación y Control de
- Procedimientos. Los procedimientos asociados a las actividades de mantenimiento hacen parte del Macroproceso Gestión de Activos Fijos.
4. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIÓN
El Gerente General de
Como Representante del Sistema y Coordinador de Calidad, la gerencia a nombrado al Ingeniero Agroindustrial de
5. FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD
1 FUNCIONES DE
Las funciones de
- Velar por el óptimo funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad.
- Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad.
- Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.
- Estar en permanente contacto con el Gerente del Sistema de Gestión de Calidad y procesos de
2 FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD
Las funciones del Coordinador de Calidad son:
- Apoyar en las actividades de mantenimiento del SGC al Gerente del Sistema.
- Conocer los documentos del sistema de Calidad para servir de apoyo en
- Asegurarse que
- Tener una cartelera de calidad actualizada para informar a todo el personal sobre todo lo correspondiente a calidad, en la cual se podrá incluir información sobre Política de calidad, certificados de calidad, listado de formatos con las versiones actuales, cambios del sistema. Igualmente se podrá apoyar en otro tipo de herramientas como
- Mantener informado a todo el personal cada vez que se realicen cambios al Sistema de Gestión de calidad (sensibilizaciones, correo electrónico, INTRANET o cartelera).
- Estar pendientes de que todo el personal trabaje con los procesos, procedimientos y formatos adecuados y en las versiones actuales.
- Realizar los informes de gestión e indicadores mensuales y presentarlos al Gerente del Sistema de Gestión de Calidad para la toma de decisiones y mejora continua.
- Abrir, hacer seguimiento y cerrar oportunidades de mejora.
- Velar porque cada vez que se realice capacitación en el área se diligencie el formato de asistencia de personal.
- Velar porque el manejo documental de registros, información del sistema o técnica se realice de acuerdo con la directriz establecida.
- Estar pendientes que las aplicaciones de calidad, Correspondencia y archivo se utilicen, que sean estándares y estén en las versiones actuales.
6. CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
a) ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN INTERNO
Cada vez que se requiera por actualización o mejora de los procesos del Sistema de Gestión de calidad, el Coordinador de calidad debe realizar los cambios en la documentación requerida, manteniendo actualizado el formato Listado Maestro de Documentos y actualizará
b) ACTUALIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DE ORIGEN EXTERNO
La documentación de origen externo que aplica al proceso de elaboración de manjar blanco, se actualiza de la siguiente manera:
- Normas y Especificaciones Técnicas – Gerencia
- Manual de Interventoría – Dirección de calidad
- Manual de Contratación – Gerente
- Leyes y Decretos de Orden Nacional - Gerencia
- Procesos Corporativos que hacen parte de este Sistema de Gestión de calidad - Dirección de calidad
7. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
Estos programas o cursos de entrenamiento serán revisados y aprobados por
Cada vez que se realice la evaluación de eficacia de una o varias capacitaciones se analizarán los resultados con la gerente en las reuniones de revisión mensual. Las evaluaciones de eficacia de las capacitaciones pueden ser realizadas en el transcurso de tres (3) meses después de finalizar el curso a ser evaluado.
8. MANEJO DE
8.1 CODIFICACIÓN DE
Los documentos generados en los procesos, son indexados en orden cronológico y la codificación depende de los principios de procedencia y orden original. Estos lineamientos se basan en los parámetros establecidos en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Código 1GD1095, versión vigente.
Con el ánimo de controlar la información que genera
9.1.1 Acuerdos, Bases de Datos, Estudios, Documentos Técnicos, Informes, Manuales, Planes y Protocolos
Para los documentos en medio físico o digital como son acuerdo, Bases de Datos, Estudios realizados internamente, Documentos Técnicos e Informes producidos por alguna de las áreas que componen
0730 – 13 – 2005 – 0001 – 01
Documento El documento Año de Consecutivo Versión
generado por es un informe creación asignado
Todos los documentos anteriormente descritos deben llevar al inicio, la hoja de CONTROL DE CAMBIOS que se muestra a continuación, donde se incluye el Código del documento, 
8.1.2 Esquemas y Planos
Los Planos y los Esquemas existentes y generados por la gerencia, deben ser codificados con el siguiente rotulo:
DIRECCIÓN RED MATRIZ ACUEDUCTO
Plano Maestro Plano de Trabajo
Copia Controlada SI NO
0730 – 20 – 2005 – 0013 – 01
Para los planos y esquemas que se elaboren en
8.1.3 Actas de Liquidación, Contratos, Correspondencia, Instructivos, Procedimientos y Registros
Este tipo de documentos son controlados de acuerdo con las disposiciones descritas en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Código 1GD1095, versión vigente.
8.1.4 Codificación de las Carpetas
Las carpetas para el archivo activo, deben ser codificadas y rotuladas, por
8.2 ARCHIVO DE
Se describen a continuación las disposiciones que se deben seguir para la conservación de la información, en medio físico o en medio magnético grabada en discos de almacenamiento, que genera
Los materiales y equipos utilizados para el archivo de la información física y magnética de la gerencia son:
- Carpetas
- Legajos
- Cajas
- Rótulos
- Equipos de Computo
- CD-ROM
8.2.1 Archivo Activo
La función de este archivo es conservar la información que aún se encuentra en trámite, que es consultada permanentemente ó que corresponde al año en vigencia. La conservación de los documentos y registros en este archivo es de tres (3) años.
En
- Archivo Activo de
- Archivo Activo de Apoyo Técnico
- Archivo Activo de calidad
Cada archivo se encuentra identificado y cuenta con el inventario de las carpetas que contiene, este Inventario es registrado en el Formato “INVENTARIO DE INFORMACIÓN”.
8.2.2 Archivo Central
La función de este archivo es conservar la información que ya cumplió su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún sigue vigente, ó es información consultada con menor frecuencia.
Anualmente el Archivo Central debe ser revisado por la secretaria de la gerencial con el fin de determinar qué registros deben permanecer en el archivo, cuáles deben ir al archivo permanente o histórico y cuáles se pueden eliminar.
8.2.3 Archivo Permanente o Histórico
La función de este archivo es conservar los registros vitales para
Las disposiciones de conservación, retención y manejo son de carecer corporativo y se establecen de acuerdo con las disposiciones fijadas en el procedimiento Manejo de Registros, Código 1GD1095.
1 Archivo Técnico
2 Biblioteca de
Teniendo en cuenta que
| |
8.2.4archivos magnéticos
Se describen a continuación las disposiciones que se deben seguir para la conservación de la información, en medio magnético, copias de seguridad grabadas en discos de almacenamiento, que genera
Los materiales y equipos utilizados para el mantenimiento de la información magnética de
· Equipos de Computo
- CD-ROM
8.2.5 Archivos Magnéticos de calidad
Con el objeto de asegurar que las copias magnéticas de los registros y documentos del Sistema se ubiquen en los equipos de la empres de una manera ordenada y a su vez se disponga de la última versión de la documentación, se define el esquema de distribución de las carpetas a ser ubicadas en el Disco Duro C:/ o D:/, según sea la disponibilidad de cada uno de los equipos.
/C: SGC-ELABORACIÓN DE MANJARBLANCO
BASES DE DATOS-DRMA
CARACTERIZACIONES
FORMATOS
INDICADORES
MANUAL DE CALIDA
PLAN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS DE PROCESOS
El Sistema de Gestión de calidad velará por la adecuación de esta recomendación, hasta el primer nivel de carpetas. Cada una de las sub-carpetas podrá ser incluida según las necesidades y organización de cada funcionario. De requerirse implementar una nueva carpeta, el Coordinador de calidad informará los cambios a ser incorporados.
8.2.6 Registros de calidad en Medio Magnético
Los siguientes registros de calidad son manejados en medio magnético, con el objeto de proteger y conservar esta información se genera una copia de seguridad mensualmente, esta copia es conservada en el archivo activo de
8.3 PROTECCIÓN Y RECUPERACIÓN
Los lugares donde se encuentran los archivos deben tener las siguientes características:
- Estar alejados de ventanas y baños
- Estar alejados de los rayos del sol
- Poca ventilación
8.3.1 Información en Medio Físico
La información que se encuentra en medio físico debe estar archivada en legajos, carpetas o cajas, debidamente rotuladas, se deben seguir las siguientes recomendaciones:
- La ubicación de las carpetas, debe quedar ajustada para evitar deformaciones
- Se debe colocar al inicio y al final de las carpetas, una hoja en blanco debido a que los documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo
- No se deben doblar los documentos. Si se tienen que doblar, se debe tratar de hacer la menor cantidad de pliegues
- Para el archivo de fax, es conveniente que sea la fotocopia la que se archive, pues el papel de fax conserva la información por muy poco tiempo
8.4 PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE
Cada vez que una persona desee consultar información que se encuentre en el Archivo Activo, Biblioteca de
9. COMPROMISOS CON LOS CLIENTES
Suministro de manjar blanco para satisfacer las necesidades y requisitos de consumidores.
9.2 PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD
Dulces Popayán es responsable del suministro y distribución de manjar blanco a puntos de venta, supermercados, graneros, con las características organolépticas y físico-químicas establecidas para este producto, en las cantidades requeridas en los contratos y con la mejor calidad cumpliendo con lo establecido en los Decretos y normas de calidad.
La empresa cuenta con la siguiente infraestructura física:
- Marmitas
- Caldera
- Refractómetro
- Lactodensímetro
- Planta eléctrica
- Tuberías de Redes de vapor y agua potable
- Redes de energía
- Cuarto de almacenamiento
- Planta de producción
- Tanque de recibo de leche
- Báscula
- Extractor
- Cronometro,
- Instrumentos de laboratorio para las pruebas de plataforma
- Balanzas analíticas
9.3 CANTIDAD Y CONTINUIDAD DE PRODUCTO A ENTREGAR
La cantidad a producir de manjar blanco se define a partir de un estudio de demanda y la continuidad se define como la no interrupción de la producción y entrega del manjar blanco y sus presentaciones comerciales son: 1/4 Lb, 1/2Lb y 1Lb empacado en recipientes de totumo y sellado con papel celofán. EL transporte, almacenamiento y conservación del manjar blanco se debe realizar bajo las siguientes condiciones para mantenerse en perfecto estado: a temperatura ambiente, en un lugar sin humedad y alejado del sol. No almacenar con productos que puedan causar contaminación.
Se debe transportar en vehículos con licencia para alimentos únicamente y en perfectas condiciones higiénicas.
9.4 CARACTERÍSTICAS ORGANOLÉPTICAS DEL PRODUCTO
Este producto debe estar constituido únicamente por leche, sacarosa, Fécula de maíz y bicarbonato de sodio, debe presentar aroma y sabor dulce, color caramelo claro, textura suave y consistencia semi blanda y empaque en mates. Su vida útil es de 90 días a partir de su fabricación bajo condiciones normales de almacenamiento.
Tipo de conservación: Medio ambiente.
9.5 CALIDAD FISICOQUÍMICA Y MICROBIOLÓGICA
El manjar blanco debe ser inocuo, apto para el consumo humano, debe ser elaborado bajo condiciones higiénicas de fabricación y debe cumplir con los requisitos establecidos en el Decreto 3075 del Ministerio de Salud y el 616 del Ministerio de Protección Social.
En caso de presentarse algún incumplimiento de los parámetros de calidad del manjar blanco establecidos, la empresa no podrá realizar el cobro del producto y se hará cargo de este, hasta que no se haya definido a cargo de quién está la responsabilidad.
En caso de que la responsabilidad esté a cargo de la empres, deberá evaluarse las consecuencias generadas en los clientes y posteriormente resarcirlas. Si la responsabilidad está a cargo del cliente, la empresa no asumirá ninguna responsabilidad.
Con el fin de garantizar la calidad del manjar blanco se realizaran controles de calidad durante todo el proceso de elaboración, almacenamiento y distribución del producto.
9.7 SEGUIMIENTO AL PROVEEDOR
La empresa encabezada por la gerente realizará seguimiento del cumplimiento de los requisitos de las normas establecidas para proveedores de leche, mate y demás insumos.
Nombre: Elaboró:
Código: Escala: Revisó:
Ubicación Magnética: Versión: Aprobó:
ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE (7.2.3).
- Información sobre el producto: Diseñar una etiqueta que contenga las especificaciones del producto de tal manera que le permita al cliente conocer ampliamente lo que está adquiriendo. Informar mediante publicidad sobre las características y las propiedades del manjar blanco elaborado por Dulces Popayán con el fin de evitar confusiones que lleven a provocar una inconformidad en los clientes
- Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones y: Se debe capacitar y dar formación al personal sobre atención al cliente de tal manera que exista una comunicación clara, concisa y cordial que permita que este se lleve una buena impresión de la organización y regrese. Facilitar al público en general el acceso a información concerniente al producto como precio, presentación, mediante la publicación de esta en internet. Sistematizar el proceso de ventas.
- Retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas: La oficina de quejas y reclamos también debe tener en cuenta las sugerencias de los clientes, considerar cada una de estas, analizar e investigar las causas que las generaron para así dar una respuesta satisfactoria al cliente y solucionar las no conformidades. Conocer frecuentemente la percepción y la opinión que tienen los clientes sobre nuestro producto.
DISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS (PLAN DE COMPRAS DEL PROCESO SELECCIONADO).
1. Requisición de compra
Las solicitudes de compra se deben presentar únicamente por los Jefe de producción, con el Visto Bueno de las Gerencia. Toda Compra deberá estar sustentada en una Requisición de Compra de acuerdo al formato establecido para tal fin.
La gerencia será la encargada de la cotización, negociación y consecución de los artículos solicitados, de acuerdo a los procedimientos y políticas de la empresa, para lo cual deberá hacer los trámites con la mayor celeridad y realizar el continuo seguimiento hasta el ingreso de los productos a la compañía y el cumplimiento total de lo pedido.
2. Consulta de lista de proveedores
Se realizará en las listas y registros actualizados que deberán mantener la gerencia, los cuales deben incluir en lo posible, una lista de insumos ofrecidos y lista de precios. Esto se realizará de acuerdo a la solicitud de productos, insumos, equipos y repuestos cuando estos han llegado al stock mínimo.
Para la selección y evaluación de proveedores se tienen establecidos los siguientes parámetros:
- Análisis de información de los proveedores con base en el listado de “Registro de Proveedores” y los documentos entregados por el proveedor.
- Selección de Proveedores.
- Evaluación periódica de proveedores.
- Análisis de compras especiales ya sea por monto o impacto en el sistema de calidad de la empresa.
3. Solicitud de cotizaciones
Para toda negociación, se debe presentar como soporte, un mínimo de Tres (3) cotizaciones, las cuales serán realizadas por la secretaria de la gerencia, si a ello hubiere lugar; de lo contrario se hará la aclaración respectiva, por Ejemplo: único proveedor, caso fortuito, autorización gerencial, etc.
4. Análisis de ofertas esta actividad se llevara a cabo teniendo en cuenta las políticas de Compra tales como:
- No se pueden hacer compras con un plazo de pago menor a 30 días, buscando en lo posible un plazo mayor, de acuerdo a la Gerencia este plazo puede ser cambiado.
- Acordar el mejor precio posible siempre y cuando con ello no se desmejore la calidad del producto y se conserven las mismas garantías incluso la oportunidad de la entrega.
- Buscar una seguridad en la entrega por parte del Proveedor en la fecha acordada y por las cantidades iníciales, de tal manera que no genere traumatismos posteriores. El recibo de las mercancías compradas debe hacerse por la cantidad total; en caso de entregas parciales, estas serán autorizadas por quien lo solicitó o por la Gerencia, de lo contrario no se podrán recibir.
5. Orden de compra
La Requisición de Compra, una vez aprobada, generará una Orden de Compra al Proveedor. La única dependencia autorizada para efectuar compras a nombre de la compañía, es la gerencia a excepción de las compras por Caja menor. La Gerencia podrá, de acuerdo a su criterio, efectuar compras utilizando el formato o no.
La Orden de Compra se elabora en Original y una ( 1 ) copia, distribuida así:
El original se entrega al Proveedor, si esta es enviada vía fax se conserva para anexar al original de la Factura para el cobro. Cuando se entregue al proveedor este debe adjuntarla al proceso de pago.
La Primera Copia va para la gerencia, donde se archivarán consecutivamente y por ningún motivo se debe alterar dicho consecutivo, así se trate de Ordenes Anuladas, caso en el cual se archivará todo el juego; con ésta primera copia se verificará la oportuna entrega por parte de los Proveedores.
6. Recepción del producto
El recibo de cualquier elemento en el Almacén, deberá hacerse con base en la Orden de Compra respectiva. Todo elemento que se compre e ingrese a la compañía, deberá ser recibido por el jefe de compras.
Cuando se efectúen compras con entregas parciales previamente convenidas, se deberá llevar un control de dichas entregas en una planilla diligenciada por la secretaria de gerencia, en la cual se pueda verificar permanentemente el estado de cumplimiento de las mismas.
El recibo de Materiales en cantidades diferentes a las solicitadas, sólo se hará por autorización por la gerencia, haciendo la anotación de aceptación en la orden, tomando en cuenta para la cancelación de la factura.
7. Proceso de pago
Este se realizará luego de que se evidencie que el material adquirido y entregado fue el correcto, la dependencia solicitante deberá colocar el Visto Bueno en la factura respectiva en señal de aprobación. Este requisito es básico para la cancelación.
IDENTIFICACIÓN DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE.
La propiedad del cliente en el caso de Dulces Popayán son las características inherentes al manjar blanco tales como: el aroma y sabor dulce, color caramelo claro, textura suave y consistencia semi blanda y empaque en mates.
IDENTIFICACIÓN DE LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO.
Para conservar la conformidad del producto durante su elaboración se debe verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los decretos 3075 del ministerio de salud y el 616 del ministerio de protección y durante la entrega del producto se deben tener en cuenta las condiciones de transporte, almacenamiento y conservación. El producto se debe mantener en perfecto estado a una temperatura ambiente, en un lugar sin humedad y alejado del sol.
No se debe almacenar con productos que puedan causar contaminación. Se debe transportar en vehículos con licencia para alimentos únicamente y en perfectas condiciones higiénicas.
Para garantizar el cumplimiento de estas condiciones se realizarán monitoreos de los sitios de almacenamiento y vehículos de transporte.
1 comentario:
Cordial saludo
Nota: A
Se debe revisar algunos puntos
Suerte
Ing. Fabián Cárdenas
Publicar un comentario